Tata cara teknik berkomunikasi


                                                        TERAMPIL BERKOMUNIKASI

Komunikasi merupakan  sebuah istilah yang kerap kali kita dengar, bahkan secara sadar atau tidak sadar, lazim digunakan baik verbal maupun nonverbal. Istilah yang begitu familiar ini ternyata kurang mendapat perhatian bagi sebagian orang. Mereka dengan lugasnya mengatakan komunikasi, namun bila ditanya apa arti dari komunikasi itu sendiri, mereka sama sekali tidak paham.

Memang tidak menjadi keharusan bagi orang awam untuk mengetahui definisi, tentang komunikasi secara terperinci. Tetapi bagi orang yang bergerak di bidang komunikasi, definisi komunikasi sangatlah penting, bahkan menjadi keharusan untuk mengetahui sekaligus mempelajarinya. Secara sederhana komunikasi diartikan sebagai suatu proses pernyataan pesan oleh komunikator kepada komunikan.

Dari pengertian itu, terdapat istilah yang sering didengar oleh orang komunikasi, yakni "we can not communicate". Kita tidak akan dapat hidup tanpa adanya komunikasi, sehingga komunikasi dapat dikatakan "kondisio sine quanon". Di mana keadaan tersebut mutlak, tidak dapat diubah oleh siapa pun.

Ilmu komunikasi sangat menarik bila ditelaah lebih jauh. Dengan ilmu komunikasi yang kita kuasai, paling tidak kita dapat berkomunikasi jauh lebih baik dari sebelumnya. Pada sisi lain, kita dapat dengan mudah membaca karakter seseorang, hanya dengan melihat cara dan gaya bicara orang itu. 

Tentunya proses tersebut mengggunakan alat indera yang kita miliki, sensasi. Cukup menarik memang, apalagi bila melihat cakupan metode komunikasi. Terdiri atas jurnalistik, public relations, manajemen Komunikasi, dan masih banyak lagi.

Bidang jurnalistik cukup luas cakupannya, mulai dari jurnalistik cetak, elektronika, radio, sampai televisi. Bila dibandingkan dengan bidang yang lain, jurnalistik merupakan bidang yang paling menantang, khususnya bagi orang yang berprofesi sebagai jurnalis. Peristiwa bencana tsunami di Aceh yang memakan banyak korban misalnya, tentunya memerlukan sosok seorang jurnalis untuk meliput kejadian yang bersejarah itu.

Di samping itu, masih segar dalam ingatan kita tentang penyanderaan yang dialami penyiar dan kamerawan Metro TV, Meutya Hafid dan Budiyanto, oleh sekelompok orang yang mengaku sebagai pejuang Mujahidin, Irak. Selama tujuh hari mereka disandera tanpa alasan yang jelas. Dari kejadian itu, tidak dapat dimungkiri, profesi menjadi seorang jurnalis harus kuat mental, karena erat kaitannya dengan bahaya. Tetapi di situlah sisi menarik dari seorang jurnalis.

Selain mendapatkan berita, mereka pun mendapatkan pengalaman hidup yang tidak semua orang dapat mengalaminya. Tidak hanya itu, jurnalis yang sedang meliput salah satu konser besar di Jakarta, katakanlah "Java Jazz", mereka dengan susah payah mendapatkan berita. Namun di sisi lain, ada kepuasan setelah berita tersebut sampai kepada khalayak.

Selain jurnalistik, seorang PRO atau dapat dikatakan public relations officer yang menggeluti bidang public relations pun cukup menarik, karena perlu kegigihan untuk membangun citra yang baik, agar timbul kesan dan saling pengertian antara kedua belah pihak.

Kegiatan melobi dengan menunjukkan kebijaksanaan dan prosedur dari individu atau organisasi, atas dasar kepentingan publik pun tidak mudah. Namun diperlukan kesabaran tentunya. Begitu pula dengan bidang-bidang komunikasi lainnya.

Baik jurnalistik, public relations, maupun bidang yang lain pada dasarnya mengacu pada ilmu komunikasi, karena masing-masing memerlukan komunikasi yang efektif. Agar informasi yang disampaikan efektif, diperlukan keahlian (skill) dalam berkomunikasi.

Karena itu, kita harus dapat mengolahnya menjadi sesuatu yang dapat dimengerti oleh orang lain. Bila kita sudah memahami tentang makna ilmu komunikasi secara rinci, komunikasi yang efektif pun tercipta. Dari komunikasi itu, seseorang akan merasakan adanya rasa kepuasan akan keberhasilannya.

Dari keberhasilannya, kita dapat mengambil contoh penceramah kondang, Aa Gym. Melalui komunikasinya yang sangat baik, beliau mampu menguasai dan memengaruhi orang banyak dengan pidato-pidato yang sangat khas. Mendengarkan beliau berpidato, terlihat orang-orang sangat antusias dan tertarik.

Bermula dengan guyonannya yang dapat menarik simpati orang banyak, tidak tanggung-tanggung golongan terpelajar pun mampu beliau kuasai. Dilanjutkan pesan yang berupa isi dari pidato yang hendak beliau sampaikan, yang akhirnya kepuasanlah yang beliau rasakan tatkala informasi yang hendak beliau sampaikan telah sampai kepada khalayak.

Karena itu, ilmu komuniksi sangatlah menarik karena melalui keterampilan berkomunikasi dengan baik dan benar, seseorang akan sukses. Anda ingin sukses? Mulailah mengasah keterampilan komunikasi Anda sejak dini.***

Komunikasi efektif
Covey mengusulkan enam deposito utama yang dapat menambah rekening bank emosi dalam hubungan kita dengan sesama:

Berusaha benar-benar mengerti orang lain.
Ini adalah dasar dari apa yang disebut emphatetic communication- komunikasi empatik. Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain, kita biasanya ”berkomunikasi” dalam salah satu dari empat tingkat. Kita mungkin mengabaikan orang itu dengan tidak serius membangun hubungan yang baik. Kita mungkin berpura-pura. Kita mungkin secara selektif berkomunikasi pada saat kita memerlukannya, atau kita membangun komunikasi yang atentif (penuh perhatian) tetapi tidak benar-benar berasal dari dalam diri kita.
Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik, yaitu melakukan komunikasi untuk terlebih dahulu mengerti orang lain – memahami karakter dan maksud/tujuan atau peran orang lain.
Kebaikan dan sopan santun yang kecil-kecil begitu penting dalam suatu hubungan – hal-hal yang kecil adalah hal-hal yang besar.
Memenuhi komitmen atau janji adalah deposito besar; melanggar janji adalah penarikan yang besar.

Menjelaskan harapan. Penyebab dari hampir semua kesulitan dalam hubungan berakar di dalam harapan yang bertentangan atau berbeda sekitar peran dan tujuan. Harapan harus dinyatakan secara eksplisit.
Meminta maaf dengan tulus ketika Anda membuat penarikan.
Memperlihatkan integritas pribadi. Integritas pribadi menghasilkan kepercayaan dan merupakan dasar dari banyak jenis deposito yang berbeda.

Integritas merupakan fondasi utama dalam membangun komunikasi yang efektif. Karena tidak ada persahabatan atau teamwork tanpa ada kepercayaan (trust), dan tidak akan ada kepercayaan tanpa ada integritas. Integritas mencakup hal-hal yang lebih dari sekadar kejujuran (honesty). Kejujuran mengatakan kebenaran atau menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas. Integritas adalah menyesuaikan realitas dengan kata-kata kita. Integritas bersifat aktif, sedangkan kejujuran bersifat pasif.

Setelah kita memiliki fondasi utama dalam membangun komunikasi yang efektif, maka hal berikut adalah kita perlu memperhatikan 5 Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yang kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. 

Hukum # 1: Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa ”Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.” Dia mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager.

Hukum # 2: Empathy
Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand – understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain.

Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.
Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan.


Hukum # 3: Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan. 

Hukum # 4: Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.
Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

Hukum # 5: Humble
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32 Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.
komunikasi


Untuk menumbuhkan dan meningkatkan hubungan interpersonal, kita perlu meningkatkan kualitas komunikasi. Beberapa faktor yang mempengaruhi komunikasi interpersonal adalah:

Percaya/trust. Bila seseorang punya perasaan bahwa dirinya tidak akan dirugikan, tidak akan dikhianati, maka orang itu pasti akan lebih mudah membuka dirinya. Percaya pada orang lain akan tumbuh bila ada faktor-faktor sebagai berikut:
Karakteristik dan maksud orang lain, artinya orang tersebut memiliki kemampuan, ketrampilan, pengalaman dalam bidang tertentu. orang itu memiliki sifat-sifat bisa diduga, diandalkan, jujur dan konsisten.

Hubungan kekuasaan, artinya apabila seseorang mempunyai kekuasaan terhadap orang lain, maka orang itu patuh dan tunduk.
Kualitas komunikasi dan sifatnya menggambarkan adanya keterbukaan. Bila maksud dan tujuan sudah jelas, harapan sudah dinyatakan, maka sikap percaya akan tumbuh.
Prilaku suportif akan meningkatkan komunikasi. Beberapa ciri prilaku suportif yaitu:
Deskripsi: penyampaian pesan, perasaan dan persepsi tanpa menilai atau mengecam kelemahan dan kekurangannya.
Orientasi masalah: mengkomunikasikan keinginan untuk kerja sama, mencari pemecahan masalah. Mengajak orang lain bersama- sama menetapkan tujuan dan menentukan cara mencapai tujuan.
Spontanitas: sikap jujur dan dianggap tidak menyelimuti motif yang terpendam.
Empati: menganggap orang lain sebagai persona.
Persamaan: tidak mempertegas perbedaan, komunikasi tidak melihat perbedaan walaupun status berbeda, penghargaan dan rasa hormat terhadap perbedaan-perbedaan pandangan dan keyakinan.
Profesionalisme: kesediaan untuk meninjau kembali pendapat sendiri.
Sikap terbuka, kemampuan menilai secara objektif, kemampuan membedakan dengan mudah, kemampuan melihat nuansa, orientasi ke isi, pencarian informasi dari berbagai sumber, kesediaan mengubah keyakinannya, profesional dan lain sebagainya.
Agar komunikasi interpersonal yang dilakukan menghasilkan hubungan interpersonal yang efektif dan kerja sama bisa ditingkatkan, kita perlu bersikap terbuka dan menggantikan sikap dogmatis. Kita perlu juga memiliki sikap percaya, sikap mendukung, dan terbuka yang mendorong timbulnya sikap saling memahami, menghargai dan saling mengembangkan kualitas. Hubungan interpersonal perlu ditumbuhkan dan ditingkatkan dengan memperbaiki hubungan dan kerjasama antara berbagai pihak, tidak terkecuali dalam lembaga pendidikan.